Кадровий аудит. Тренінг 8: накази з кадрових питань

Вітаю, шановний читачу!

Сподіваюся, ви відмінно впоралися з аудитом табеля обліку використання робочого часу. На часі — тренінг з аудиту наказів із кадрових питань.

Завдання на сьогодні — опанувати алгоритм аудиту, потренуватися під час практикуму, а потім перевірити накази з кадрових питань за чеклістом.

Читачі електронного журналу можуть закріпити навички з аудиту наказів на інтерактивних тренажерах. Якщо передплачуєте паперовий журнал, замовте демодоступ до електронної версії на три дні. Відшліфуйте знання на онлайнтренінгу. Передплатники е-журналу «Кадровик-01» у 2022 році зможуть наприкінці циклу-практикуму «Кадровий аудит власними силами» безплатно отримати іменний Сертифікат експерта з кадрового аудиту. Детальніше — у № 01/2022.

Опрацюємо алгоритм.

Перевіряємо номенклатуру справ підприємства та кадрової служби

Базові тези.

Номенклатура справ підприємства та кадрової служби передбачає заголовки справ для групування документів, що відбивають усі документовані ділянки та питання діяльності підприємства (п. 9 гл. 1 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).

Залежно від строків зберігання накази з кадрових питань поділяють на дві групи:

• тривалого зберігання (75 років);
• тимчасового зберігання (5 років).

У номенклатурі справ підприємства та кадрової служби передбачте мінімум два заголовки справ, щоб формувати накази з різними строками зберігання. У графі 4 пошліться на статтю Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).

Накази з кадрових питань залежно від їх строків зберігання кадровики реєструють в окремих журналах, картотеках чи електронних базах. Накази реєструють починаючи з № 1 у межах календарного року.

Реєстраційні форми зберігають стільки років, скільки відповідну групу наказів.

На підприємствах, де багато підрозділів та значна кількість наказів, справ може бути й більше. В такому разі в Інструкції з діловодства (далі — Інструкція) визначте, що окремо реєструєте накази із певних управлінських кадрових рішень.

Наприклад, передбачте в Інструкції, що окремо реєструєте та формуєте в окрему справу накази про надання матеріальної допомоги, які належать до наказів тривалого строку зберігання. Передбачте й журнал чи іншу реєстраційну форму для цього виду наказів.

У номенклатурах справ за попередні роки навпроти кожного заголовка заповніть графу 3 «Кількість справ (томів, частин)».

Що зробити. Перевірте номенклатури справ кадрової служби за поточний та попередні роки. З’ясуйте, чи є заголовки справ, передбачених для формування кадрових наказів та щодо реєстраційних форм. Звірте у номенклатурах строки зберігання справ та номери статей з Переліком № 578/5. Звірте номенклатури справ кадрової служби зі зведеними номенклатурами справ підприємства за відповідні роки.

Перелік № 578/5 діє з 1 січня 2013 року. Якщо перевіяєте номенклатури справ до 2012 року включно, номери статей і строки зберігання визначають відповідно до переліку, який діяв на час складання і затвердження номенклатури. Це Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений Наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998 № 41.

Якщо виявили справу або журнал, яких немає в номенклатурі, внесіть їх додатковими справами наприкінці номенклатури справ кадрової служби та до відповідного розділу номенклатури справ підприємства.

Якщо в графі 3 відсутні дані, заповніть її. Уточнені дані передайте до служби діловодства підприємства.

Задокументуйте недоліки та врахуйте їх, коли складатимете номенклатури справ на наступний рік.

Перевіряємо, чи правильно згрупували накази у справи

Базові тези:

Накази з кадрових питань формують у різні справи відповідно до вимог Правил № 1000/5 з урахуванням нормативно визначених строків зберігання (Перелік № 578/5).

Не формуйте в одну справи накази, що мають тривалий (75 р.) і тимчасовий (5 р.) строки зберігання (п. 6 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5).

Справа тривалого строку зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів або має бути не більше 40 мм завтовшки.

Справи з наказами тривалого строку зберігання включайте до опису справ із кадрових питань.

Для того щоб розрізняти групи наказів та правильно формувати їх у справи, реєстраційні номери доповніть літерними індексами (табл).

Який літерний індекс використовувати в номері наказу

Накази про надання щорічних відпусток і надання матеріальної допомоги на оздоровлення мають різні строки зберігання, тому видавайте окремі накази.

Кадровик у 2015 році помилково зареєстрував наказ про надання відпустки для догляду до трьох років у справу з наказами з кадрових питань тимчасового строку зберігання працівнику, який працював у шкідливих умовах праці. Справу з наказами знищили на підприємстві через п’ять років, тобто у 2021 році. У 2022 році працівник попросив у кадровика копію наказу про відпустки на вимогу представника ПФУ, щоб оформити пенсію на пільгових умовах. Кадровик не зміг допомогти працівнику, і працівнику ПФУ не зарахував період відпустки до стажу для пенсії на пільгових умовах. Працівник подав у суд на підприємство.

Що зробити. Поаркушно перевірте справи з наказами. З’ясуйте, чи є у справах накази з різними строками зберігання. Ретельно перевіряйте, чи не містять справи тимчасового строку зберігання наказів, що зберігають 75 років. Знайшли — вилучіть їх та включіть за хронологією, тобто за датою, до справи з тривалим строком зберігання. Не зважайте на те, що реєстраційні номери наказів мають різні літерні індекси.

Наприклад, у справі тимчасового строку зберігання виявили наказ про надання щорічної відпустки та матеріальної допомоги. Перенесіть його у справу з наказами тривалого строку зберігання попри те, що літерний індекс наказу «к/тм».

Якщо у справах тривалого строку зберігання виявите накази тимчасового строку зберігання, перемістіть їх до справи з наказами тимчасового строку зберігання.

У реєстраційних формах наказів (журналах, картотеках) у графі «Примітка» навпроти заголовка наказу запишіть, що ці накази вилучили та перемістили до інших справ, зазначте індекс справи за номенклатурою, до якої ці накази перемістили. Про специфіку формування такої справи тривалого зберігання потім зазначите у передмові до опису справ із кадрових питань.

Розмістіть накази у справі, що завершена у діловодстві хронологічно — від січня до грудня. Накази розміщуйте послідовно за нумерацією. Якщо до справи перемістили наказ із однаковим номером, що до цього уже містився в іншій справі, першим розмістіть наказ із більш ранньою датою.

Зверніть увагу, чи дотримали вимоги нормативно визначеного обсягу документів у справі. Якщо справа перевищує 250 аркушів, розділіть її на два томи. Діліть справу не механічно — кількість аркушів на два, а враховуйте хронологію видання: перший том міститиме накази за перше півріччя, а другий — за друге півріччя.

Правильно згрупуєте накази у справи — правильно складете й опис справ із кадрових питань.

Кроки 3—6 нашого алгоритму доцільно робити одночасно, почергово переглядаючи справи з документами. Тож перш, ніж розпочати аудит ваших наказів, прочитайте всю статтю.

Перевіряємо наявність усіх зареєстрованих наказів

Базові тези.

Наказ вважається внесеним до документаційного фонду підприємства з моменту, коли його зареєстрували (п. 1 глави 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5).

Накази реєструють, щоб забезпечити їх облік, контролювати виконання й оперативно використовувати наявну в них інформацію.

Знайти накази та оперативно використовувати інформацію можливо, якщо їх правильно групувати у справи, передбачені номенклатурою справ.

Місце реєстрації наказів із кадрових питань визначають в Інструкції з діловодства підприємства.

Що зробити. Зіставте накази, сформовані у справи, що зберігаються в кадровій службі, з записами в реєстраційних формах, які ведете на підприємстві.

Запишіть номери наказів, які зазначили в реєстраційній формі, але відсутні у справі, або навпаки — виявили у справі, але запис про них відсутній у реєстраційній формі.

Віднайдіть оригінали відсутніх наказів. Наприклад, оригінал наказу могли випадково замість засвідченої копії підшити до особової справи працівника або передали на виконання бухгалтеру.

Якщо виявили оригінал незареєстрованого наказу, внесіть запис про нього у відповідну реєстраційну форму.

Якщо не знайшли оригіналів наказів, то пошукайте їх засвідчені копії. Зокрема, їх можна виявити в особовій справі працівника, про якого йдеться в наказі, або в бухгалтерії чи іншому структурному підрозділі, до якого мали направити до відома копію наказу.

Зазначайте в заголовку наказу прізвище працівника. Так легко знайдете наказ, що стосується працівника. Виняток: давайте узагальнений заголовок у зведеному наказі, в якому йдеться про кількох працівників.

Якщо виявили засвідчену копію, зробіть із неї сканкопію — копію з копії. Оформте засвідчувальний запис відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020 нижче попереднього засвідчувального запису, проставте печатку, якщо є. Виявлену в бухгалтерії засвідчену копію доцільно вилучити, а замість неї у справі залиште незасвідчену сканкопію. Документи в бухгалтерії, на відміну від документів особової справи, зберігають тимчасово, тож у справі може зберігатися й незасвідчена копія.

Виявляємо у справах із наказами документи з інших справ

Базова теза.

До наказів не додають документів, на підставі яких видали накази — заяви, пояснювальні чи доповідні записки тощо, а також документи з розроблення та попереднього узгодження проєктів наказів.

Що зробити. Поаркушно перевірте справи з наказами, щоб виявити зайві документи. Фокусуйте увагу на наказах тривалого строку зберігання.

Вилучіть зі справи з наказами документи, на підставі яких видали накази, та перемістіть до окремої справи з заголовком «Документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки тощо) до наказів із кадрових питань», передбаченої номенклатурою справ.

В особовій справі працівника зберігайте заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, направлення на роботу або подання до нагородження, довідки, копії особистих документів, зокрема свідоцтв про шлюб, як підстав до наказів про внесення змін до облікових і бухгалтерських документів у зв’язку зі зміною прізвища, свідоцтв про народження дітей, як підстав для надання працівникам соціальних відпусток, свідоцтв про смерть, що є підставою припинити трудовий відносини. Копії наказів про стягнення та заохочення до особової справи не включайте.Коли передаватимете особову справу звільненого працівника до архіву, вилучіть з неї довідки, зокрема медичні, копії особистих документів / свідоцтв, що не передбачені у пункті 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5. У той же час залишайте копії свідоцтва про шлюб та відповідного наказу в разі зміни прізвища.Копії зазначених вище особистих документів працівників, на яких кадровик не веде особові справи, зберігайте в окремій справі з підставами до наказів.Не плутайте документів, на підставі яких видаєте наказ, із додатками до нього. Додатки до наказу — складові наказу, їх не вилучають зі справ. Додатками, приміром, можуть бути кошторис на відрядження, технічне завдання на відрядження тощо.

Вилучіть зі справи проєкти наказів, варіанти, чернетки, ксерокопії. Але в разі відсутності оригіналу наказу навіть незасвідчену ксерокопію доцільно зберегти у справі. Заборонено засвідчувати виявлену копію наказу, якщо немає його оригіналу.

Коли закінчиться діловодний рік, у засвідчувальному аркуші справи зробіть примітку про відсутність оригіналу наказу та про наявність у справі його ксерокопії, зазначте його номер і дату.

Розмістіть накази у справі, яку завершили в діловодстві, за хронологією: з січня до грудня — від наказу № 1 на початку справи.

Перевіряємо, чи правильно оформили кадрові накази

Базові тези.

Накази з кадрових питань оформляють відповідно до Правил № 1000/5, Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів (ДСТУ 4163:2020)» (далі — ДСТУ 4163:2020) та з урахуванням вимог трудового законодавства.

Накази оформлюють на спеціальних бланках. Не на бланках оформлюють деякі внутрішні документи — заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо та документи, що створюють від імені кількох установ.

Для того щоб оформити накази про прийняття на роботу, звільнення, надання відпусток, можна використовувати типові форми, що затвердив Держкомстат наказом від 05.12.2008 № 489.

Відповідно до пункту 4.4. ДСТУ 4163:2020, який діє з 1 вересня 2021 року, накази повинні мати реквізити:

• найменування юридичної особи;
• найменування виду документа — НАКАЗ;
• дата;
• реєстраційний номер;
• заголовок до тексту;
• текст;
• підпис;
• відмітка про ознайомлення.

На бланку наказу зазначають також найменування юридичної особи вищого рівня (за наявності), а також код підприємства за ЄДРПОУ.

Зразок наказу, оформленого з дотриманням вимог ДСТУ 4163:2020, — у Додатку.

Що зробити. Перевірте, чи є в наказах обов’язкові реквізити, які надають йому юридичної сили. Фокусуйте увагу на даті, реєстраційному номері, підписі керівника та відмітці про ознайомлення.

У разі відсутності на наказі дати чи реєстраційного номера проставте їх відповідно до запису в реєстраційній формі. Якщо відсутній підпис керівника — передайте керівникові накази на підпис.

Якщо номер чи дата, проставлені на наказі, не збігаються з датою та номером у реєстраційній формі, у графі «Примітка» реєстраційної форми зробіть запис, наприклад:

Не виправляйте в наказах номери й дати (закреслення, забілювання, заклеювання). Такий документ можуть визнати недійсним.

Наприкінці року зробіть у реєстраційній формі підсумковий запис про кількість фактично зареєстрованих наказів, у якому зазначте, які номери наказів і їх дати не збігаються із записами в реєстраційній формі.

Якщо відсутні відмітки про ознайомлення з наказом, ознайомте працівника, якщо він не звільнився.

Не переоформлюйте накази, які видали без врахування вимог ДСТУ 4163:202. Готуйте нові накази за правилами.

Якщо помітили змістові помилки і є можливість заново видати наказ, то на практиці допустимо перевидати, перепідписати, перевізувати і помістити його в справу. Але за умови, що цей наказ не направляли нікому за межі підприємства. Про найчастіші помилки у змісті читайте у блоці «Поради практика».

Із завданнями практикуму ви впоралися! Настав час застосувати знання на практиці. Перевірте ваші кадрові накази за Чеклістом.

Завершення циклу-практикуму «Кадровий аудит власними силами» — у наступному номері журналу.