Який документ має надати кандидат на основне місце роботи, якщо у трудовій книжці відсутній запис про звільнення
Як роботодавцеві переконатися, що майбутній працівник не перебуває в трудових відносинах із попереднім роботодавцем — у статті. Це важливо, коли йдеться про працевлаштування на основне місце роботи, адже сплата страхових внесків та оплата лікарняних для основних працівників і для сумісників відрізняються
Ситуація з практики: під час працевлаштування працівник надав трудову книжку, в якій немає запису про звільнення. Роботодавець хоче впевнитися, що в кандидата на роботу немає іншої основної роботи. Хоча законодавці наділили працівників правом самим визначати, яка робота буде основною, яка — сумісництвом, такі перестороги роботодавця виправдані. Умови оплати праці за основним місцем роботи та за сумісництвом різні. Тому радимо отримати від працівника документ, що достовірно підтверджує звільнення з попереднього основного місця роботи. Інакше надалі в бухгалтера можуть виникнути проблеми у зв’язку з неправильним нарахуванням страхових внесків та оплатою лікарняних, що стане підставою для штрафів.
Якщо при працевлаштуванні працівник надав трудову книжку без запису про звільнення, направте його на попереднє місце роботи, щоб внести такий запис про звільнення. Послуговуйтеся пунктом 1.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58: при влаштуванні працівники зобов’язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Тобто в трудовій книжці повинен бути запис про звільнення з попереднього місця роботи.
Проте паперова трудова — не єдиний можливий доказ. Який ще документ про звільнення з попереднього місця роботи може надати працівник, — далі в статті.
Витяг із ЕТК
Інший документ, який можна надати при працевлаштуванні, — відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Це і є витяг з електронної трудової книжки (ЕТК).
Громадянин, який укладає трудовий договір, зобов’язаний подати трудову книжку в разі наявності або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ч. 2 ст. 24 КЗпП).
ПФУ затвердив постановою Правління від 12.03.2021 № 11-1 Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (далі — Порядок № 11-1).
Відомості про трудову діяльність працівника подають через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наводить додаток до Порядку № 11-1 (п. 4 Порядку № 11-1).
Якщо в реєстрі застрахованих осіб немає відомостей про звільнення, такі відомості подає страхувальник або представник страхувальника через вебпортал електронних послуг ПФУ (п. 8 Порядку № 11-1). Тому в день звільнення працівника роботодавець подає інформацію про звільнення на вебпортал ПФУ — xml-файл з інформацією про звільнення та сканкопію наказу про звільнення. ПФУ опрацьовує звернення та додає запис про звільнення в ЕТК. Якщо кандидат на працевлаштування не бажає / не може звернутися до попереднього роботодавця, щоб той уніс запис про звільнення до трудової книжки, — надає витяг з ЕТК, в якому є інформація про звільнення.
Копія заяви про звільнення з відміткою центру зайнятості
Якщо працівник є внутрішньо переміщеною особою і звільнився через центр зайнятості, він може надати копію заяви про звільнення з відміткою центру зайнятості про реєстрацію заяви.
Рішення суду
Якщо працівник звільнився через суд, факт звільнення підтвердить рішення суду про розірвання трудового договору.
Копія наказу про звільнення
Іноді для того щоб підтвердити факт звільнення, працівники додатково надають копію наказу про звільнення. Приймайте копію наказу лише в разі, якщо її належно засвідчили.
Напис про засвідчення копії документа (далі — напис) проставляють нижче реквізиту документа «Підпис». Напис складають зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії. Напис скріплюють печаткою установи без зображення герба або печаткою структурного підрозділу установи — служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо (за наявності). Підстава — пункт 8 глави 11 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5.
Іноді під час працевлаштування працівники показують фото наказу про звільнення в телефоні. Правила № 1000/5 не визначають цього документа таким, що має юридичну силу, тож не приймайте його.
