Ліквідація юрособи: порядок знищення та передавання до архіву кадрових документів
У статті — алгоритм від експерта, як дотримати правил знищення документів і зразок заповнення акта на знищення кадрових документів, якщо юрособа припиняє своє існування
Якщо юридична особа припиняє свою діяльність шляхом ліквідації, порядок передавання та подальшого користування документами передбачте в розпорядчому документі / наказі про її припинення. Знищувати документи без попереднього схвалення акта та описів справ — незаконно, це призведе до відповідальності згідно із законодавством. Алгоритм роботи з документами на підприємстві, що ліквідується, — далі.
Проведіть попередню експертизу цінності документів
Стаття 6 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII забороняє знищувати документи без попередньої експертизи їхньої цінності.
Основні положення про проведення експертизи встановлює постанова КМУ «Про проведення експертизи цінності документів» від 08.08.2007 № 1004.
Порядок проведення експертизи цінності документів, зокрема, й вимоги, як юридичній особі організувати роботу зі знищення документів, встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Для того щоб організувати та провести експертизу цінності документів, керівник розпорядчим документом / наказом у юридичній особі утворює постійно чинну експертну комісію (ЕК) та затверджує положення про неї. Головою ЕК призначають, зазвичай, заступника керівника юридичної особи, а секретарем — працівника, який відповідає за архівну справу в юридичній особі.
Відберіть документи для знищення
Кожний вид документа має нормативно визначений строк зберігання. Основним нормативно-правовим актом, що визначає строки зберігання документів, є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).
Спочатку за результатам експертизи цінності відберіть документи для знищення. Не знищуйте документів одразу.
Складіть акт
За результатами відбору документів для знищення складіть акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. Форму акта визначають Правила № 1000/5.
Зразок акта про про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, — в Додатку.
До акта вносьте заголовки лише тих справ, строк зберігання яких закінчився відповідно до Переліку № 578/5 станом на 1 січня року затвердження акта. Враховуйте, що строки зберігання документів обчислюють не з дати документа, а з 1 січня року, який настане за роком завершення їх діловодством.
Акт про вилучення документів для знищення, відповідно до вимог Правил № 1000/5, розгляньте на засіданні ЕК юридичної особи.
Подайте акт до архівної установи
Після того як ЕК розгляне та схвалить акт на засіданні, подайте його на розгляд та схвалення до ЕК архівного відділу районної держадміністрації або міської ради чи на погодження з експертно-перевірною комісією (ЕПК) державного архіву області або м. Києва. Подавайте акт у ЕПК того держархіву, у зоні комплектування якого перебуває юридична особа — тобто відповідно до адміністративно-територіального поділу.
Врахуйте, що архівна установа прийме до розгляду акт про вилучення для знищення документів тільки за умови, якщо склали описи справ, зокрема обов’язково — опис справ із кадрових питань / особового складу. Особливо це стосується юридичних осіб, що припиняються.
Може статися, що під час ліквідації вже відсутня ЕК юридичної особи. Архівна установа може ухвалити рішення, що відбір документів для знищення та складання відповідного акта провадитиме ліквідаційна комісія. Затверджуватиме акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, у цьому разі голова ліквідаційної комісії.
Передавання документів установи, що припиняється, входить до обов’язків комісії, створеної для передавання справ і майна (глава 3 розділу XV Правил № 1000/5).
Передайте документи на зберігання
У разі ліквідації юридичних осіб ліквідаційні комісії зобов’язані забезпечити впорядкування та збереженість документів, зокрема документів із кадрових питань / особового складу, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних із обчисленням і сплатою податків і зборів / обов’язкових платежів, нарахуванням і виплатою зарплати працівникам, і за погодженням із архівною установою визначити місце подальшого зберігання архівних документів цих юридичних осіб.
Трудовий архів —
архівна установа сільської, селищної, міської ради, яка здійснює централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду.
У разі припинення юридичної особи кошти на впорядкування документів, зокрема, й оправлення справ із кадрових питань у тверді обкладинки, їх оформлення, а також дострокове приймання до архівної установи тих документів, строки зберігання яких на момент припинення юридичної особи ще не закінчилися, подальше зберігання документів передбачають у кошторисі комісії, створеної для припинення юридичної особи.
За рекомендацією архівного відділу чи державного архіву документи з кадрових питань можуть передати до трудових архівів або до інших архівних установ.
Передаванню підлягають документи з кадрових питань, а також документи Національного архівного фонду, якщо установа — в так званому списку № 1* відповідної архівної установи.
Рекомендуємо перед проведенням експертизи цінності документів голові ліквідаційної комісії офіційно звернутися до відповідної державної установи. Бажано з листом подати номенклатуру справ юридичної особи, відповідно до якої служба діловодства юридичної особи формувала справи.
