Як отримати потрібне від керівника: стратегії успішної комунікації для кадровиків

Часто працівники кадрових служб залишаються без гарних інструментів для роботи тому, що не знають, як правильно сформулювати потребу, щоб керівник зрозумів.

Я комунікую з керівниками різних рівнів і нерідко бачу здивування в їхніх очах, коли озвучую базові потреби кадровиків їм особисто. Керівники здебільшого думають, що за закритими дверима кабінету кад­рової служби все відбувається само собою — «воно там якось працює, і добре». Але може бути й недобре, адже по допомогу кадровики звертаються тоді, коли самостійно розв’язати робочу ситуацію вже несила.

А тепер — до справи! Тримайте настанови, як правильно попросити, щоб не відмовили.

Проаналізуйте потреби та цілі

Насамперед чітко й конкретно сформулюйте свої потреби. Керівники не витрачатимуть часу на те, чого вони не розуміють.

Зазвичай керівники:

• думають про компанію в довгостроковій перспективі;
• мають детальний і чіткий план своїх дій і бюджет на них;
• розуміють, що потреби є, і вони зростають.

Тому ваша потреба має відповідати, або хоч здаватися такою, що відповідає цим критеріям. Сформулюйте потребу так, щоб вона була логічною та вписувалася в карту реальності керівника.

Наприклад: «Те, що нам потрібно для відділу кадрів, буде корисно не лише в короткостроковій перспективі, а і в довгостроковій, адже ми отримуємо _____ та _____. Я впевнений, що ми не вийдемо за рамки бюджету, якщо хоча б спробуємо на короткий період. Зараз як ніколи потреби в ______ зростають і це вже переходить з розділу «Було б доб­ре це мати» до розділу «Необхідно для роботи».

Підставте сюди будь-що:

— передплату на «Кадровик-01»;

— відпустку;

— навчання;

— помічника тощо.

Підготуйтеся до розмови

Розглянемо ситуацію, коли ви хочете поговорити з директором про передплату журналу «Кадровик-01». Керівник охочіше піде вам назустріч, якщо його плани збігатимуться з вашими. Для цього заздалегідь дайте відповідь на декілька запитань.

Отже, перед тим як розмовляти з керівником, підготуйтесь, як відповідатимете на ці запитання. Це головне.

Правильно комунікуйте

Керівники дуже зайняті, тому хочуть витрачати свій час ефективно. Тож і ваша розмова має бути такою. Чітка структура та бетонна логіка в аргументах — запорука успіху.

Правильно формулюйте цілі та очікування. Активно слухайте та ставтеся з розумінням.

Активне слухання — одна з основ ефективної комунікації. Воно допомагає краще розуміти позицію співрозмовника, що робить діалог глибшим і результативнішим. Скористайтеся порадами з Таблиці.

Вісім секретів успіху в комунікації з керівником

Тактика	Порада	Приклад
Конкретність	Уникайте узагальнень і неоднозначних висловів. Коли ви презентуєте керівнику свою ідею, чітко формулюйте, що саме ви очікуєте та який результат прагнете отримати	Я пропоную придбати передплату на професійне кадрове видання на пів року. Це дасть змогу підвищити ефективність нашої роботи й не припускатися помилок як мінімум протягом наступних шести місяців попри будь-які зміни в законах
Метод «Sandwich/Гамбургер»	Позитив — критика — позитив. Починайте розмову з позитивних аспектів або компліментів, потім плавно переходьте до критики / проблеми й закінчуйте знову позитивом	Я бачу значний прогрес у навчанні працівників відділу кадрів з військового обліку. Але вони все одно відчувають труднощі через нестачу глибшої інформації та консультацій експертів, адже законодавство не дає відповіді на всі запитання. Якби ми запустили додаткову навчальну програму, це б підсилило ефективність нашого відділу в бронюванні працівників і значно зменшило ризики для компанії
Техніка «М’яке переконання»	Використовуйте м’який і переконливий тон замість агресивного або ультимативного підходу. Це створює атмосферу співпраці, а не протистояння, та налаштовує на діалог	Я розумію, що в нас обмежений бюджет, тому я знайшов спосіб реалізувати ініціативу з мінімальними витратами. Щоправда, на реалізацію піде більше часу. Проте пропоную разом переглянути, що для нас має більший пріоритет, та ухвалити рішення
Техніка «Ехо»	Повторюйте ключові ідеї. Цей метод допомагає показати, що ви уважно слухаєте співрозмовника. Повторюючи основні думки керівника своїми словами, ви підтверджуєте свою залученість у розмову та допомагаєте уникнути непорозумінь. Це не перепитування, яке може дратувати — це уточнення, яке дає змогу знайти шлях до компромісу	Як я вас зрозумів, ви вважаєте, що головний виклик для нас полягає у браку ресурсів для цього проєкту?
Емпатія	Поважайте емоції та інтереси співрозмовника — проявіть розуміння не лише слів, але й емоційного контексту розмови. Якщо керівник стурбований, важливо це визнати та показати, що ви розумієте його тривогу	Я бачу, що це питання викликає у вас занепокоєння. Подумаймо разом, як ми можемо розв’язати його. У мене є ідеї
Відкритість до змін	Адаптуйтеся до ситуації. Іноді необхідно переглянути свої початкові пропозиції та внести зміни, щоб вони відповідали очікуванням керівника. Готовність адаптуватися демонструє вашу прагматичність та бажання досягти результату	Якщо ви вважаєте, що ця ініціатива потребує більше часу, ми можемо розглянути поетапне впровадження й оцінювати результати після кожного етапу
Компроміс як стратегія	Знайдіть золоту середину. Доволі часто компроміс дає змогу отримати рішення, яке задовольняє обидві сторони. Це означає, що ви готові поступитися частиною своїх вимог, але натомість отримуєте від керівника підтримку ключових моментів вашої пропозиції. Наприклад, коли закладатимете бюджет, трішечки завищуйте, щоб потім поступитися безболісно	Ми можемо скоротити бюджет на видання, але зосередитися на найбільш критичних пропозиціях, що дасть нам змогу бути в курсі подій та змін у законодавстві
Гнучке планування	Шукайте інші варіанти. У разі незгоди на певному етапі важливо запропонувати альтернативу. Гнучке планування передбачає кілька сценаріїв розвитку подій, які дадуть змогу не втратити основної мети	Якщо наш початковий план не підходить, у нас є альтернативний варіант, який вимагає менше ресурсів, але може досягти тих самих результатів із трохи більшим часом

Гнучкість і готовність до компромісу — ключові якості у будь-якому переговорному процесі. Вміння знаходити середину між своїми очікуваннями та вимогами керівника дає змогу досягти оптимальних результатів.

Врахуйте у своїй розмові з керівником ці поради і, можу битися об заклад, приємно вразитеся результатом бесіди.

Також рекомендую звертатися до керівника, коли він у доброму гуморі — це 50% успіху в досягненні вашої мети. Але ви це й так знаєте 😊.

Дійте сміливо й розвінчайте міфи про керівників

Що треба ще для погодження будь-чого? Сміливість! Для того щоб піти до директора, потрібен неабиякий запас сміливості, бо ми віримо багатьом міфам про керівників.

«Директор це дракон!»

Дракон страшний, коли він проти вас, а ви заманіть його на свій бік. Донесіть важливість і необхідність того, що ви просите погодити, і дракон буде за вас.

«Директор нічого не погоджує!»

Не погоджує того, що він не розуміє. Він погодить, якщо йому дійсно аргументовано піднести свою пропозицію. Бо він самостійно зрозуміє, що в цьому є потреба.

«Він не спілкуватиметься зі мною!»

Спілкуватиметься. У нього багато завдань, але в нього є графік, який можна знайти чи підгледіти в секретаря, або самостійно підстерегти його у вузькому коридорі та схопити за ґудзик і не відпускати, поки не вислухає 😊.

Приборкайте ці міфи в собі — і зможете погодити все.

Стратегічно співпрацюйте

Кадровик — друга людина на підприємстві. З цим не погодиться хіба що бухгалтер, але зараз не про нього. Робота кадровика: тримати на контролі всіх працівників, ловити їх для підпису важливих документів, перевіряти табелі, виганяти у відпустку того, хто накопичив їх вже на пів року й не хоче відпочивати. І ще безліч різних надважливих справ, які виконує кадровик щодня. Співпраця з відділом кадрів — справа честі для керівника! І тому відділ кадрів — стратегічний партнер керівника. Але часом керівника до цього варто підштовхнути.

Про що завуальовано, а можна й відкрито, сповіщати керівнику?

Безпомилкові дії кадрової служби забезпечують виконання стратегічних завдань у довгостроковій перспективі. Адже саме кадровик точно знає, хто на підприємстві талановитий і в кого варто вкладати сили для розвитку, а хто просто завітав «на чай».

Кадрова служба — з’єднувальна ланка всього підприємства. І від її комфортної ефективної роботи багато залежить.

Персонал — найцінніший ресурс, із яким треба правильно працювати, а це робить безпосередньо саме кадрова служба.

У теперішні часи на кадровій службі неймовірна кількість завдань, які треба виконувати правильно. Адже той, хто помиляється, — ходить по тонесенькому льоду. На нього чекатиме Держпраці із суворим поглядом, незручними запитаннями та чималими штрафами.

Зі свого досвіду скажу, що майже всі керівники погоджуються з цими твердженнями, тому що вони абсолютно логічні і з ними не посперечаєшся. Не погодяться хіба що керівники «молодих» компаній, де всього два працівники, що самостійно всім займаються. Але згодом по допомогу звернуться й вони 😊.

Насамкінець

Керівник і кадровик — це одна команда, що підтримують одне одного, коли ухвалюють важливі рішення. Це основа успіху будь якої компанії.

Для того щоб бути командою, розвивайте два аспекти:

Взаємна довіра		основа будь-якої успішної співпраці. Коли керівник довіряє, він відкритий до нових ідей та готовий підтримати ініціативи
Постійна комунікація		допомагає підтримувати актуальність ініціатив та уникати непорозумінь

Робота на досягнення спільних організаційних цілей допомагає вирівняти пріоритети обох сторін. Коли відділ кадрів і керівництво розуміють, що їхній успіх залежить від співпраці, це сприяє кращій координації зусиль.

Поділюся секретом. Ще одна мета цієї статті — замотивувати до розвитку навичок ефективної комунікації.

Найуспішніші фахівці кадрової справи — це ті, хто постійно удосконалює свої комунікативні навички. Вони вміють не лише правильно донести інформацію, але й слухати, розуміти та знаходити компроміси.

Чітко та впевнено викладайте свої пропозиції, підкріплюйте реальними прикладами. Завдяки цьому не лише заручитеся підтримкою керівництва, а й підвищите свій професійний авторитет.

Користуйтеся порадами зі статті й ваша комунікація з керівником вийде на новий рівень!