Як організувати кадровий електронний документообіг: зразки й досвід українських компаній

Електронні кадрові документи мають таку саму юридичну силу, як і паперові, якщо їх правильно оформити. Найважливіше, на що варто звернути увагу:

• наявність підписів та відповідність їх накладення нормативно виз­наченим вимогам;
• встановлення строків зберігання оригіналів документів згідно з нормативно-правовими актами.

У період дії воєнного стану роботодавець і працівники самі виби­рають, як обмінюватися документами. Сторони можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин, а також визначити будь-який доступний спосіб електронної комунікації — пош­ту, месенджер тощо (ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX; далі — Закон № 2136). Так само це стосується способу підписання документів.

Юридично закріпіть електронний документообіг

Скористайтеся покроковим алгоритмом.

Розробіть внутрішнє положення про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень), повідомлень та інших документів з питань трудових відносин.

Зразок положення — в Додатку 1.

Додаток 1

Видайте наказ про обмін кадровими документами в електрон­ній формі. У ньому зазначте, які саме процеси відбуватимуться в електронном­у документообігу (далі — ЕДО), які відділи та працівники будуть залучені.

Підготуйте регламентовані порядки про кваліфікований електронний підпис (далі — КЕП) та розробіть інструкції, як його отримати.

Закон не регулює способу підписання кадрових документів в електронній формі. Підпис чинний як від посадової особи підприємства, так і від фізичної особи, тому важливо визначити та закріпити з працівниками зручний варіант отримання електронного цифрового підпису (далі — ЕЦП): «Дія.Підпис», «Вчасно.КЕП» або інші. Спочатку варто протестувати на малих групах. Після цього отримати перший зворотний зв’язок, за потреби покращити процес і поступово переводити всіх працівників на електронне підписання.

Проблеми, з якими часто стикаються компанії:

• отримання ЕЦП кандидатами;
• особливості налаштування різних ґаджетів, а саме місця зберігання файлу з ЕЦП;
• додаткове адміністрування та супровід кандидата на етапі працевлаштування.

ТзОВ «Радехівський цукор» розробило спеціальну інструкцію-па­м’ят­ку для кандидатів, де перерахувало всі потрібні документи для працевлаштування та способи отримання цифрових підписів. Така довідка полегшує шлях кандидатів, адже багато з них не знали, що таке ЕЦП і як його отримати, або навіть не мали електронної пошти.

У найбільш активний сезон до «Радехівського цукру» приходило понад 25 кандидатів щодня, і процес працевлаштування одного зай­мав в інспектора з кадрів 14 хвилин. З ЕДО цей час скоротився вдвічі. Аби полегшити процес видавання КЕПів кандидатам та реєстрацію в сервісі «Вчасно», розробили спеціальний процес, за яким кандидати вводили заздалегідь створену для них пошту в сервісі — вона надходила їм у месенджері Viber. Так кандидати отримували безплатний КЕП для підписання документів. Так само постала мета спростити процес підписання документів для працівників. Компанія перейшла на підписання документів за посиланням у Viber, щоб не витрачати часу на зайві дії.

Внесіть зміни про ЕДО до трудових договорів, шаблонів заяв, наказів про прийняття. Визначте й узгодьте канали електронної комунікації з працівниками, за потреби — індивідуальні.

Заява працівника на згоду про обмін електронними документами — в Додатку 2.

Додаток 2

Згода на використання альтернативних способів електронної комунікації

Розробіть внутрішній алгоритм створення та підписання внутрішніх документів для відповідальних осіб та працівників в електронній формі. За потреби проведіть навчання, створіть інформаційну пам’ятку.

Алгоритм оформлення відпустки для працівника, інспектора з кадрів та керівника у фармацевтичній групі компаній «ЮРіЯ-ФАРМ» — у Додатку 3.

Додаток 3

Питання дати та її співвідношення з міткою часу електронного підпису в кадрових документах законодавчо не врегульовано. Можна розглянути використання аналогії до законодавчих положень первинних документів. Наприклад, у Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV встановлено, що для первинних документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа вважають дату, зазначену в самому документі, незалежно від дати накладення електронного підпису. Радимо врегулювати це питання в компанії — додати до внутрішніх інструкцій, які регу­люють ЕДО, ще одне положення про те, що дата в документі має пріоритет над міткою часу в електронному підписі.

На практиці

Досвід «ЮРіЯ-ФАРМ»

Фармацевтична група компаній «ЮРіЯ-ФАРМ» почала впроваджувати електронний кадровий документообіг з аудиту робочих процесів. Він показав, що найбільше документів у паперовій формі створюють під час оформлення відпусток. Отже, це й найбільші часові витрати. У компанії понад 3000 працівників, і щомісяця тут приблизно 500 заяв на відпустки. Тому цифровізацію вирішили почати саме з цього напряму.

З технічного боку впровадження ЕДО та інтеграція з обліковою системою не зайняли багато часу. Найбільше ресурсу пішло на впровадження ЕДО відповідно до законодавства. Юридичний відділ мав проаналізувати й узгодити правомірність дій під час обміну документами: наскільки компанія захищена від можливих трудових конфліктів і чи прийматимуть державні установи такі документи. «ЮРіЯ-ФАРМ» підготувала нормативну документацію та регламентовані порядки про КЕП і його використання в компанії. Розробили інструкції підписання для працівників: через «Приват», «Дію» або «Вчасно.КЕП».

Після успішної цифровізації процесу оформлення відпусток «ЮРіЯ-ФАРМ» автоматизувала й інші кадрові операції: прийняття на роботу, переведення на інші посади, оформлення довідок з місця роботи.

Для зручності компанія розробила спеціальний чат-бот, який автоматизує ключові кадрові операції, зокрема оформлення відпусток. Працівник подає заявку, а система підтягує потрібні дані з облікової системи. Далі, завдяки інтеграції із «Вчасно», документ одразу надходить на підпис працівнику. Головний результат — скорочення часу оформлення відпустки від одної доби до 10 хвилин. Після підписання заява автоматично зберігається в електронному архіві й додатково — у внутрішній системі компанії; це забезпечує швидкий доступ до документів і відповідність вимогам законодавства. «ЮРіЯ-ФАРМ» цифровізувала 86% кадрового електронного документообігу — лише 14% залишилось у папері. Кадрові документи тривалого зберігання після підписання в електронному форматі друкують і зберігають у паперовій формі згідно з законодавством. Усі інші типи документів зручно лежать в електрон­ному архіві. Швидкість підписання документа зросла вп’ятеро

Підготуйтеся до перевірки електронних документів

Під час перевірок інспектор має право перевіряти лише ті документи, що безпосередньо стосуються предмета перевірки. Перелік залежить від її підстав та може включати: трудові договори у письмовій формі; особові картки за формою № П-2; штатний розпис із посадами (професіями); посадові та робочі інструкції; накази і заяви про прийняття на роботу, припинення трудових відносин, зміну умов праці, в­ідпустки, службові відрядження, преміювання, дисциплінарні стягнення; правила внутрішнього трудового розпорядку; інші документи. Найкраще заздалегідь провести аудит кадрової документації, перевірити наявність усіх оригіналів і впевнитися, що їх оформлення та зберігання відповідають вимогам законодавства.

Усі перевірки мають здійснюватися відповідно до правил, встановлених Законом України від 05.04.2007 № 877-V «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» та Закону № 2136. У період дії воєнного стану планові перевірки під забороною, а позапланові перевірки здійснюються у випадках, прямо передбачених законодавством.

На час дії воєнного стану підставами для позапланових перевірок є:

• заяви працівників або профспілок — щодо виконання норм трудового законодавства, виявлення неоформлених трудових відносин, оцінки законності припинення трудового договору;
• звернення фізичних осіб — у разі шкоди їхнім правам або здо­ров’ю, підтвердженої документально;
• аварії, нещасні випадки, професійні захворювання — якщо виникли на підприємстві;
• невиконання приписів Держпраці після результатів попередніх перевірок;
• звернення та запити військових адміністрацій.

Підстава — стаття 16 Закону № 2136.

Перевірка може тривати:

• не більш ніж 10 робочих днів для великих підприємств;
• не більш ніж 2 робочі дні для малого бізнесу.

Продовжувати строки не можна.

Інспектор перевіряє документи безпосередньо на підприємстві. Як свідчить практика, спочатку він дивиться, як організовано документообіг у компанії, — це допомагає йому знайти невідповідності. Після цього інспектор вивчає документи. Сервіси електронного документообігу дають працівнику компанії змогу швидко знайти потрібний документ в архіві й надати його інспектору. Строки роботи з документами під час перевірки значно скорочуються, а ризик того, що документ загубився, зводиться до мінімуму.

Як зберігати електронні документи, регламентує наказ Мін’юсту «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» від 11.11.2014 № 1886/5. Незалежно від того, у якій формі створено документи — паперовій чи електронній — підприємства мають організувати діловодство з урахуванням вимог цього наказу.

Якщо ваша компанія перевела внутрішні документи в електронну форму, то під час перевірки надайте інспектору доступ до програмного забезпечення та інтернету, аби він міг переглянути потрібні документи й чинність електронних підписів. Також електронні документи можуть зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає перевірити їх цілісність. Підприємство може продублювати оригінали на декілько­х електронних носіях, якщо є ймовірність, що документи не збережуться протягом усього встановленого строку зберігання.

Інспектор може вимагати паперову копію, коли немає технічної можливості переглянути вміст документа або це документ тривалого зберігання (понад 10 років).

Заздалегідь проконсультуйте відповідальних осіб — представника кадрової служби, штатного юриста, спеціаліста з безпеки чи бухгалтера — щодо алгоритму дій під час перевірок. Доцільно розробити детальну інструкцію або провести окрему зустріч, щоб підготувати персонал до взаємодії з інспектором. Це допоможе забезпечити конт­рольований процес перевірки.

За результатами перевірки складають акт перевірки у двох примірниках. У разі незгоди з ним роботодавець може подати зауваження в письмовій формі. Також інспектор праці може видати припис про усунення порушень, але лише якщо такі порушення виявили під час перевірки. Строк виконання припису встановлюють індивідуально. Під час воєнного стану штрафів, що передбачає стаття 265 КЗпП, не застосовують, якщо усунути порушення у встановлений приписом строк.

Насамкінець

Натисніть на картинку

Вітаємо! Ви знайшли одне з семи слів.

Що з ним робити — читайте 

в УМОВАХ КОНКУРСУ

Ми рекомендуємо перевести в електронний формат максимальну кількість документів, крім тих, що мають великий обсяг і які підписують один раз, як-от зміни до штатного розпису або табелі обліку робочого часу. Вигода для компанії буде відчутна одразу, адже звільниться час і для керівника, і для інспектора з кадрів, і для працівників.

Ще один важливий чинник — фінансова вигода для бізнесу. Порахувати економію складно, але можливо. Для цього візьміть до уваги:

• витрати часу працівників (підготовка, погодження, підписання, пошук, відправлення документів);
• витрати на канцелярію (папір, фарба тощо) та логістику (кур’єр­ська доставка, пошта), на можливі повторні відправлення документів;
• витрати на архів для зберігання документів;
• заробітну плату фахівців, які залучені до процесу.

Цифрові сервіси дають додаткові ресурси для розвитку компанії та підвищують ефективність роботи кадрового відділу. Тоді бізнес адаптується до змін, швидко реагує на виклики й забезпечує зручність для працівників. Головне — правильно організувати процес, юридично його закріпити й обрати надійні цифрові інструменти.

Перейти в зміст номера