Як дистанційно прийняти працівника на роботу

Наразі дистанційна робота — один із оптимальних способів, щоб продовжити працювати під час війни. Пропонуємо алгоритм, за яким зможете дистанційно прийняти нового працівника на роботу.

Перевірте документи особи, що працевлаштовується

Перш ніж укладати трудовий договір, перевірте у претендента, чи подав він усі необхідні документи. Для працевлаштування громадянин подає:

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу, зокрема паспорт для виїзду за кордон;
• трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

У випадках, передбачених законодавством, також подають:

• документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
• документ про стан здоров’я;
• військово-обліковий документ;
• інші документи.

Підстава — частина друга статті 24 КЗпП.

Спочатку за допомогою відеозв’язку попросіть кандидата показати на камеру оригінали документів у розгорнутому вигляді. Потім отримайте від кандидата на працевлаштування копії усіх перелічених документів доступним способом електронної комунікації — електронною поштою або за допомогою месенджерів у телефоні. Впевніться, що прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, зазначені у документах, збігаються з прізвищем, ім’ям, по батькові та датою народження, зазначеними в паспорті.

Е-паспорт формується, якщо паспорт громадянина України у формі картки дійсний і строк його дії не закінчився. Так скеровує Порядок формування та перевірки е-паспорта і е-паспорта для виїзду за кордон, їх електронних копій, що затвердив КМУ постановою від 18.08.2021 № 911.

Для того щоб перевірити дійсність е-паспорта, необхідно зчитати його електронний ідентифікатор — QR або штрихкод за допомогою смартфону, на якому встановили застосунок Дія. В умовах дистанційної роботи попросіть у майбутнього працівника зробити скриншот екрану з кодом та надіслати електронною поштою або через месенджери.

21 жовтня 2022 року Кабмін постановою «Деякі питання реалізації актів законодавства у сфері міграції в умовах воєнного стану» від 21.10.2022 № 1202 дозволив використовувати документи, строк дії яких завершився під час воєнного стану. Відтак ID-паспорти громадян України у формі картки, терміни дії яких закінчилися під час війни, та паспорти громадян України зразка 1994 року, до яких не вклеїли фотокарток при досягненні 25- чи 45-річного віку і цей термін настав у період воєнного стану, є документами, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України.

За допомогою електронної комунікації виконайте й кроки 2 — 4.

Узгодьте графік та умови роботи

Домовтеся з працівником, як він працюватиме — повний чи неповний робочий час, чи поширюватимуться на нього правила внутрішнього трудового розпорядку, чи працівник розподілятиме робочий час на власний розсуд, чи встановлюватимете випробування.

Домовтеся з працівником, як він звітуватиме про роботу. Оскільки дистанційний працівник використовуватиме в роботі власний ноутбук чи комп’ютер, роботодавець має виплачувати йому компенсацію за використання належного обладнання, програмно-технічних засобів, засобів захисту інформації та інших засобів, як відшкодовуватиме інші пов’язані з виконанням дистанційної роботи витрати.

Отримайте заяву про прийняття на роботу

Отримайте від майбутнього працівника заяву про прийняття на роботу. В заяві працівник зазначає інформацію:

• про дату виходу на роботу;
• основну роботу чи сумісництво;
• особливості трудового договору — строковий трудовий договір, неповний робочий час тощо.

Заяву про прийняття на роботу працівник має підписати власноруч і надіслати поштою або засвідчити кваліфікованим електронним підписом (КЕП) і надіслати електронною поштою чи іншим засобом електрон­ного зв’язку. У цій заяві працівник може зазначити подальший спосіб обміну документами, зокрема, номер телефону та вайбер. Після того як роботодавець у наказі про прийняття на роботу зазначить їх, вважають, що працівник і роботодавець визначили у трудовому договорі засіб електронної комунікації.

Роботодавець у резолюції на заяві доручає кадровику підготувати наказ.

Підготуйте наказ про прийняття на роботу та повідомте ДПС

Під час воєнного стану можете укладати трудовий договір в усній формі з будь-яким працівником, якого приймаєте на роботу. Навіть у випадках, коли стаття 24 КЗпП зобов’язує укладати письмові трудові договори. Закон № 2136 визначає, що в період воєнного стану форму трудового договору сторони визначають за згодою (ч. 1 ст. 2 Закону № 2136).

Якщо вирішили укласти письмовий трудовий договір, підготуйте проєкт документа, надішліть на узгодження працівнику будь-яким доступним способом. Підписати трудовий договір можна, як і заяву, — власноруч і надіслати поштою, або засвідчити КЕП і надіслати електрон­ною поштою чи іншим засобом електронного зв’язку.

Підставою для наказу буде трудовий договір, що уклали у письмовій формі, та/або заява працівника про прийняття на роботу з відповідною резолюцією керівника.

Після того як наказ підпише керівник:

• зареєструйте документ у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання;
• ознайомте з наказом працівника під підпис у той спосіб, про який домовилися з ним у заяві про прийняття на роботу або письмовому трудовому договорі;
• долучіть документ до справи з наказами з кадрових питань тривалого строку зберігання;
• передайте копію наказу про прийняття працівника на роботу до бухгалтерії. Повідомлення про прийняття працівника на роботу підписують керівник і головний бухгалтер засобами електронного зв’язку з КЕП.

Наприклад, у відповідь на наказ про прийняття на роботу електрон­ною поштою, через вайбер чи телеграм працівник надішле повідомлення:

Повідомте податкову службу про прийняття працівника на роботу до того, як працівник почне працювати.

Ознайомте з умовами праці

Із 19 липня 2022 року законодавці розширили перелік основ­них умов трудового договору, про які роботодавець має поінформувати нового працівника не пізніше початку його першого робочого дня (ч. 1 ст. 29 КЗпП).

Інформацію про умови трудового договору можна оформити одним із способів:

• як складову письмового трудового договору або його додаток;
• як окреме повідомлення.

Скласти повідомлення про умови трудового договору за зразком від експерта та обрати прийнятний варіант, щоб ознайомити працівника з повідомленням, допоможе стаття «Інформуємо нового працівника про умови трудового договору: зразок повідомлення».

Кадровик або безпосередній керівник працівника ознайомлює його:

• з наказом про прийняття на роботу;
• ПВТР;
• колдоговором, якщо є;
• посадовою чи робочою інструкцією;
• іншими локальними актами, наприклад, Інструкцією з діловодства, Положенням про відрядження, Положенням про захист персональних даних.

Роз’ясніть пільги, гарантії та компенсації

Якщо під час прийняття на роботу працівник подав документи, що підтверджують право на додаткові пільги, роз’ясніть йому їх. Наприклад, право на чорнобильську відпустку, відпустку учаснику бойових дій, додаткову відпустку працівникам, які мають дітей.

Оформте особову справу

Після того як уклали трудовий договір і видали наказ про прийняття на роботу, сформуйте особову справу. Порядок формування особових справ регламентує пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, що затвердив Мін’юст наказом від 18.06.2015 № 1000/5.

Особові справи ведуть в обов’язковому порядку лише для певних категорій працівників. Якщо на працівника формують особову справу, до неї долучають копію паспорта.

Дистанційно отримати копії цифрових документів фізичної особи — користувача застосунку Дія роботодавець може за допомогою шерингу документів. Цей сервіс надає можливість отримати цифрову копію е-паспорта у форматі pdf, підписану КЕП порталу Дія з позначкою дати, часу та назви отримувача даних.

Документи, отримані за допомогою шерингу, мають такий вигляд:

Рис. 1 Цифрова копія е-картки платника податків (РНОКПП)	Рис. 2 Цифрова копія е-паспорта громадянина України	Рис. 3 Цифрова копія е-паспорта громадянина України для виїзду за кордон

Для того щоб долучити до особової справи копію паспорта, роздрукуйте цифрову копію та засвідчте її.

Скористатися послугою можуть підприємства:

• які мають електронну печатку юридичної особи;
• підписали Договір із ДП ДІЯ.

Без додаткових налаштувань за допомогою мобільного застосунку Дія зможете тільки перевірити дійсність документів кандидата на посаду. Копії цифрових документів у такий спосіб отримати не вдасться.

Оформте особову картку за формою № П-2

Внесіть інформацію про працівника до особової картки на підставі особистих документів, які працівник надав, щоб укласти трудовий договір.