Як спланувати та провести звіряння списків військового обліку в умовах воєнного стану

Завдання відповідального за ведення військового обліку — щонайменше раз на рік звірити списки персонального військового обліку:

• із записами у військово-облікових документах працівників — «внутрішнє» звіряння;
• з обліковими документами відповідних районних/міських територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (далі — ТЦК), органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки, в яких працівники перебувають на військовому обліку, — «зов­нішнє» звіряння.

Скористайтеся навігатором статтею, щоб швидко перейти до потрібного розділу.

Плануємо звіряння	Проводимо звіряння
Підприємство є у плані перевірок	«Внутрішнє» звіряння
Підприємства немає в плані перевірок	«Зовнішнє» звіряння з ТЦК інших населених пунктів
Зразки:	«Зовнішнє» звіряння з ТЦК у своєму населеному пункті
Графік звіряння даних списків з обліковими документами ТЦК
Графік звіряння даних списків з військово-обліковими документами працівників

Обов’язковий інструмент планування — графіки звіряння (п. 45 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, війсь­ко­во­зо­бо­в’я­заних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487; далі — Порядок).

Наявність і стан виконання графіків — одне з питань, які підлягають перевірці з організації та ведення військового обліку призовників, військовозо­бо­в’я­заних та резервістів (п. 1, 4 Додатка 31 до Порядку).

Звіряння можна планувати у два способи. Визначальний критерій, який допоможе обрати спосіб планування, — чи включили державний орган, орган місцевого самоврядування, підприємство, установу, організацію (далі — підприємство) до плану перевірок на поточний рік.

Підприємство є у плані перевірок

Дізнатися, чи є підприємство у плані перевірок, можете на сайті держ­адміністрації або міської ради — у розділах «Офіційні документи», «Нормотворча діяльність», «Підприємцям, промисловцям» тощо. Інформацію розміщують у різних розділах та й самі розділи називають по-різному.

Якщо підприємство внесли до плану перевірок, то є й затверджений графік звіряння даних списків персонального військового обліку з обліковими документами ТЦК, в зоні відповідальності якого перебуває підприємство. Голова відповідної районної держадміністрації або міський голова зазвичай затверджують план перевірок і графік звіряння одним розпорядженням (п. 46, абз. 6 п. 74 Порядку). У цьому разі звіряння плануємо «з кінця».

Дійте за алгоритмом.

Складіть і затвердьте графік «зовнішнього» звіряння

Відповідна держадміністрація чи міський голова в розпорядженні визначає дату звіряння з обліковими документами ТЦК, в зоні відповідальності якого перебуває підприємство. Законодавство цього не вимагає, але бажано спланувати звіряння з іншими ТЦК так, щоб закінчити до цієї дати. Це забезпечить повноту та достовірність інформації у списках персонального військового обліку.

Як визначити дати звіряння
Підприємство розташоване у Дніпровському районі м. Києва. Дата звіряння з Дніпровським районним у м. Києві ТЦК та СП — 11.08.2023.
Звіряння з іншими ТЦК Києва сплануйте на липень. Звіряння з ТЦК інших населених пунктів плануйте ще раніше, наприклад, на червень. Знадобиться час на поштовий обіг документів, що надіслали на звіряння.

Складіть графік звіряння списків персонального військового обліку з обліковими документами ТЦК, органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки, в яких працівники перебувають на військовому обліку. Форма графіка не унормована, скористайтеся зразком (див. Додаток 1). Відповідальний за ведення військового обліку підписує графік, затверджує керівник підприємства. Графік затвердьте наказом або за допомогою грифу затвердження. Доцільно обидва графіки звіряння, «зовнішнього» та «внутрішнього», затверджувати в один спосіб.

Складіть і затвердьте графік «внутрішнього» звіряння

Звірити списки персонального військового обліку із записами у військово-облікових документах працівників потрібно до того, як почнете «зовнішнє» звіряння. Законодавство не визначає, скільки разів на рік звіряти дані, обмежується терміном «періодично» (п. 34 Порядку). Звіряння плануйте не рідше одного разу на рік. Тоді ви:

• виконаєте вимогу законодавства — забезпечите повноту, актуальність і достовірність облікових даних призовників, військово­зо­­бо­­в’я­заних та резервістів, внесених до списків персонального військового обліку;
• уникнете зауважень щодо періодичності заходу, коли перевірятимуть стан персонального військового обліку.

Зазвичай звіряння планують за підрозділами. Форма графіка не унормована. Візьміть за основу структуру підприємства, закладену в штатний розпис, та доповніть графік чарунками з датами звіряння й для приміток. Скористайтеся зразком графіка (див. Додаток 2).

Додаток 1	Додаток 2
Графік звіряння даних списків з обліковими документами ТЦК	Графік звіряння даних списків з військово-обліковими документами працівників

Не вписуйте до графіка кількість призовників, військовозо­бо­в’я­заних та резервістів за підрозділами та в цілому. Кількісний показник унаочнює обсяг роботи, яку має виконати відповідальний за ведення військового обліку. Але якщо зміниться кількість призовників, військовозо­бо­в’я­заних та резервістів у підрозділі, доведеться вносити зміни до графіка.

Нормативні акти не визначають, як затвердити графік. Радимо зробити це наказом. Тоді:

1) зобов’яжете працівників надати документи в дати, що визначили графіком;

2) зафіксуєте організаційні вказівки:

• хто ознайомлює працівників із графіком;
• куди та з якими документами приходити працівникам;
• коли й куди приходити працівникам, відсутнім у день звіряння.

Наказ про затвердження графіка належить до групи наказів з адміністративно-господарських питань. Рекомендований літерний індекс — аг. Строк зберігання наказу — 5 років.

Доведіть графік «внутрішнього» звіряння до призовників, війсь­ко­возо­бо­в’я­заних та резервістів підприємства

Як оповіщати, визначте з огляду на кількість працівників, які перебувають на персональному військовому обліку. Зазвичай ознайомлює під підпис із графіком звіряння відповідальний за військовий облік. Розумієте, що самотужки не впоратися, — зафіксуйте в наказі доручення керівникам підрозділів оповіщати підлеглих, а за собою залиште місію оповістити працівників, підпорядкованих безпосередньо керівнику підприємства.

Підготуйте документи, потрібні керівникам підрозділів для оповіщення. Виготовте копії наказу, графіка та листи ознайомлення зі списками працівників, щоб керівники підрозділів точно знали, кого саме ознайомлювати.

Підприємства немає в плані перевірок

Якщо підприємство цьогоріч не перевірятимуть — ви не обмежені часовими рамками. Можете спочатку спланувати «внутрішнє звіряння». Коли визначатимете строки, візьміть до уваги, що в літні місяці працівники здебільшого планують відпустки. Потім сплануйте «зов­нішнє».

Затвердьте графіки за принципами, описаними вище.

Незалежно від способу планування, який ви обрали, сама процедура завжди починається із «внутрішнього» звіряння.

«Внутрішнє» звіряння

Якщо ви скористалися нашими порадами з планування, то працівники знають про дату, місце та документи для звіряння.

Найбільша складність, з якою може стикнутися кадровик, — працівників не буде на робочих місцях у день звіряння через дистанційну роботу, хворобу, відпустки, відрядження.

Дотримуйтеся алгоритму дій, щоб звіряння не розтягнулося на довгий час та не завадило дотримати графіка «зовнішнього» звіряння.

Перевірте, як керівники підрозділів упоралися з ознайомленням. Пересвідчтеся, що в листах ознайомлення, які ви підготували для керівників підрозділів, є підписи всіх працівників або відмітки про повідомлення будь-якими засобами зв’язку тих із них, хто постійно працює дистанційно, хворіє, перебуває у відпустці чи відрядженні.

Проведіть звіряння в день, що визначили графіком. Якщо під час звіряння виявили зміни в облікових даних працівника, зніміть копії документів. Вони вам знадобляться, щоб виконати заходи з військового обліку:

• внести у п’ятиденний строк зміни до списків персонального військового обліку та повідомлення до 5-го числа наступного місяця відповідних ТЦК, органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки, у яких працівники перебувають на обліку (п. 45 Порядку);
• замінити за потреби копії військово-облікових документів у справах до відповідних списків персонального обліку (п. 37 Порядку) або долучити до справи з копіями військово-облікових документів працівників, які не досягли граничного віку перебування в запасі та яких виключили з військового обліку.

Будьте готові, що ще тиждень-два керівники підрозділів направлятимуть до вас для звіряння працівників, відсутніх на роботі у день звіряння. Ви зобов’язали їх робити це наказом.

Звірте за списками ознайомлення, хто з працівників не надав документів для звіряння через відсутність на роботі. Якщо розумієте, що не вкладетеся у строки, — зв’яжіться із працівниками та попросіть надіслати фотокопії усіх сторінок військово-облікового документа.

Повідомте працівникам, що вони мають надати оригінали для звіряння за першої можливості. Навряд чи працівники редагуватимуть фотокопії, які надсилатимуть вам. Проте так вам буде спокійніше.

Завершите «внутрішнє» звіряння — переходьте до «зовнішнього».

«Зовнішнє» звіряння з ТЦК інших населених пунктів

Для того щоб звіритися з ТЦК інших населених пунктів, керуйтеся абзацами 3 та 4 пункту 46 Порядку.

Звіряння з обліковими даними документів ТЦК, що розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, проводять дистанційно. Для цього виконайте такі кроки:

Згрупуйте документи за принципом перебування працівників на обліку в конкретному ТЦК. Приготуйте:

• два примірники витягів зі списків персонального військового обліку;
• копії військово-облікових документів на кожного працівника.

Засвідчте копії. Порядок не вимагає засвідчувати копії військово-облікових документів, але радимо це зробити. Дата засвідчення копії додатково підтвердить, що інформація актуальна.

Складіть супровідні листи до ТЦК. Документи без адресної частини надсилають із супровідним листом (п. 10 гл. 1 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Надішліть супровідні листи з документами до відповідних ТЦК.

Тут постає логічне запитання: де взяти актуальні контакти ТЦК? Адже, по-перше, відбулася реструктуризація. По-друге, частина ТЦК перемістилася із зони ведення бойових дій.

Для того щоб інформація з даними працівників, які перебувають на персональному військовому обліку, не потрапила до неналежних отримувачів, використовуйте контакти з офіційного вебсайту Міністерства оборони України.

Адреси ви там не знайдете, проте там є:

• актуальний список ТЦК;
• номери телефонів та електронні адреси.

Для того щоб пришвидшити комунікації, спочатку зателефонуйте та запитайте, на яку адресу ви можете направити документи для звіряння. Якщо вам не відповіли — напишіть на електронну адресу. У темі листа зазначте: просимо надати адресу для звіряння. Це прискорить відповідь.

Якщо в жодний зі способів не вдалося зв’язатися з якимось із ТЦК, складіть про це акт і внесіть запис із реквізитами акту до Журналу. Це убезпечить від зауважень перевіряльників.

Вкладіть у конверт підписаний конверт із маркою. Законодавство від вас цього не вимагає. Але ліпше запобігти ситуації, коли очікування відповіді затягнеться, бо посадова особа ТЦК не матиме часу підписати конверт або самого конверта потрібного формату з маркою.

Внесіть записи про те, що відправили документи, до Журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, війсь­ко­возо­бо­в’я­заних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки) (далі — Журнал). Форма Журналу — у Додатку 9 до Порядку.

Внесіть до Журналу запис про закінчення звіряння.

Після того як ТЦК проведе звіряння, один примірник витягу зі списків персонального військового обліку поверне підприємству з відміткою «звірено __ ____________ 20__ року», підписом посадової особи, яка провела звіряння, та гербовою печаткою.

Якщо під час звіряння посадова особа ТЦК виявить помилки в тому, як заповнили списки персонального військового обліку, вона їх зафіксує. Перенесіть зауваження до графи «Результати проведеної перевірки (звіряння), недоліки, висновки та пропозиції» Журналу. Керівник підприємства має зафіксувати доручення усунути недоліки у графі «Рішення керівника» Журналу.

Коли виправите недоліки, зробіть запис у графі «Відмітка про усунення виявлених недоліків». Законодавство не зобов’язує повідомляти ТЦК про те, що усунули недоліки.

«Зовнішнє» звіряння з ТЦК у своєму населеному пункті

Коли звіритеся з ТЦК в інших населених пунктах, проведіть звіряння з ТЦК у своєму населеному пункті, якщо їх кілька. Але поки що не звіряйтеся з ТЦК, на території повноважень якого перебуває підприємство.

З огляду на воєнний стан, деякі ТЦК готові до дистанційного звіряння. Погодьте формат у телефонній розмові. Якщо посадова особа ТЦК погодиться на дистанційне звіряння, проведіть його за алгоритмом звіряння з ТЦК в інших населених пунктах.

Якщо вас готові прийняти особисто — уточніть дату та час. Прийдете в години, не призначені для прийому відвідувачів, — лише змарнуєте час.

Візьміть із собою:

• витяги зі списків персонального військового обліку;
• копії військово-облікових документів призовників, військовозо­бо­в’я­заних та резервістів;
• Журнал.

За очного звіряння запис про звіряння до Журналу внесе посадова особа ТЦК.

Останнім у процедурі звіряння буде ТЦК, на території повноважень якого перебуває підприємство.

Візьміть із собою:

• списки персонального військового обліку;
• справи з копіями військово-облікових документів працівників;
• Журнал.

Запис про звіряння до Журналу внесе посадова особа ТЦК.