7
Липень 2024року
запитуйте — відповідаємо

Чи правомірно видавати частину наказів електронними, частину — паперовими

Відповідає Олександр Денисенко,
член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, Київ

Чи можна одночасно підписувати деякі кадрові документи протягом року «живим» підписом (паперові), а деякі — КЕП (електронні)? Тобто, як зручно директору. Якщо так, чи можна реєструвати такі документи в одному журналі?

Так, можна. Форма для реєстрації документів одного й того самого виду чи підвиду, тобто журнал реєстрації чи реєстраційно-моніторингова картотека повинна бути одна незалежно від способу створення таких документів — в електронній чи паперовій формах. Це стосується зокрема й наказів, і заяв. Але реєструйте документи за видами, враховуйте строки зберігання та найменування видів документів. Регламентуйте це в інструкції з діловодства.

Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання затвердив Мін’юст наказом від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Порядок № 1886/5). Порядок № 1886/5 встановлює, що для електронних документів на підприємствах застосовують їх автоматизовану наскрізну електронну реєстрацію разом із документами з іншими носіями інформації, зокрема й паперовим носієм.

Порядок № 1886/5 визначає, що під час реєстрації електронного документа йому присвоюють реєстраційний індекс, що складається:

  • з порядкового номера електронного документа в межах групи документів, що реєструються;
  • індексів, що застосовують на підприємстві.

Реєстрацію внутрішніх, вихідних електронних документів технологічно та/або організаційно суміщують із накладанням на них кваліфікованого електронного підпису (КЕП) чи печатки. Спочатку проставляють у створюваному електронному документі дату та його реєстраційний індекс, а потім накладають КЕП чи печатку. Тобто реєстраційний номер такому документу, зокрема наказу, надають, коли підписують його КЕП.

Документ у паперовій формі, наприклад, наказ про прийняття на роботу, який керівник підписав власноруч, а не КЕП, також повинен мати реєстраційний індекс і дату, які проставляють рукописним способом після внесення його в журнал реєстрації. І цей реєстраційний індекс повинен бути наступним за порядком. А тому на підприємстві розробляють таку програму реєстрації документів, яка б не порушувала порядку надання реєстраційних індексів документам за порядковими номерами, незалежно від носія, на якому їх створили. Цей порядок регламентуйте власною інструкцією з діловодства.

Реєструйте всі накази з кадрових питань тривалого зберігання о­кремо від усіх наказів з кадрових питань тимчасового зберігання. Якщо на підприємстві інструкцією з діловодства запровадили реєстрацію наказів з кадрових питань тривалого зберігання за окремими підвидами, наприклад, виокремили реєстрацію наказів про надання відпусток за шкідливі умови праці, без збереження зарплати, з догляду за дитиною до досягнення нею трирічного / шестирічного віку, — для цього заводьте окремий журнал зі строком зберігання 75 років, як і самі накази.

В окремому журналі реєструйте заяви працівників незалежно від форми їх створення — паперова чи електронна. Усі журнали ведіть протягом календарного року й обов’язково відображайте в номенклатурі справ.

Оберіть відповідь на тестове запитання. Якщо вона правильна, отримаєте «золоту зірку». Зберіть зірочки за правильні відповіді на всі п’ять запитань номера — позмагайтеся за призи за підсумками місяця, півріччя та року! Результати розіграшів дивіться щомісяця на нашій сторінці у Facebook.

Зірка
за правильну відповідь
Неправильно
Правильно
Чи правомірно реєструвати в одному журналі електронні й паперові накази?
Так.
Форма для реєстрації документів одного й того самого виду чи підвиду, тобто журнал реєстрації, повинна бути одна незалежно від способу створення таких документів — в електронній чи паперовій формах
А. Так
Б. Ні, це порушення
В. На розсуд кадрової служби