Чи правомірно видавати частину наказів електронними, частину — паперовими
Відповідає Олександр Денисенко,
член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, Київ

Так, можна. Форма для реєстрації документів одного й того самого виду чи підвиду, тобто журнал реєстрації чи реєстраційно-моніторингова картотека повинна бути одна незалежно від способу створення таких документів — в електронній чи паперовій формах. Це стосується зокрема й наказів, і заяв. Але реєструйте документи за видами, враховуйте строки зберігання та найменування видів документів. Регламентуйте це в інструкції з діловодства.
Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання затвердив Мін’юст наказом від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Порядок № 1886/5). Порядок № 1886/5 встановлює, що для електронних документів на підприємствах застосовують їх автоматизовану наскрізну електронну реєстрацію разом із документами з іншими носіями інформації, зокрема й паперовим носієм.
Порядок № 1886/5 визначає, що під час реєстрації електронного документа йому присвоюють реєстраційний індекс, що складається:
- з порядкового номера електронного документа в межах групи документів, що реєструються;
- індексів, що застосовують на підприємстві.
Реєстрацію внутрішніх, вихідних електронних документів технологічно та/або організаційно суміщують із накладанням на них кваліфікованого електронного підпису (КЕП) чи печатки. Спочатку проставляють у створюваному електронному документі дату та його реєстраційний індекс, а потім накладають КЕП чи печатку. Тобто реєстраційний номер такому документу, зокрема наказу, надають, коли підписують його КЕП.
Документ у паперовій формі, наприклад, наказ про прийняття на роботу, який керівник підписав власноруч, а не КЕП, також повинен мати реєстраційний індекс і дату, які проставляють рукописним способом після внесення його в журнал реєстрації. І цей реєстраційний індекс повинен бути наступним за порядком. А тому на підприємстві розробляють таку програму реєстрації документів, яка б не порушувала порядку надання реєстраційних індексів документам за порядковими номерами, незалежно від носія, на якому їх створили. Цей порядок регламентуйте власною інструкцією з діловодства.
Реєструйте всі накази з кадрових питань тривалого зберігання окремо від усіх наказів з кадрових питань тимчасового зберігання. Якщо на підприємстві інструкцією з діловодства запровадили реєстрацію наказів з кадрових питань тривалого зберігання за окремими підвидами, наприклад, виокремили реєстрацію наказів про надання відпусток за шкідливі умови праці, без збереження зарплати, з догляду за дитиною до досягнення нею трирічного / шестирічного віку, — для цього заводьте окремий журнал зі строком зберігання 75 років, як і самі накази.
В окремому журналі реєструйте заяви працівників незалежно від форми їх створення — паперова чи електронна. Усі журнали ведіть протягом календарного року й обов’язково відображайте в номенклатурі справ.
Оберіть відповідь на тестове запитання. Якщо вона правильна, отримаєте «золоту зірку». Зберіть зірочки за правильні відповіді на всі п’ять запитань номера — позмагайтеся за призи за підсумками місяця, півріччя та року! Результати розіграшів дивіться щомісяця на нашій сторінці у Facebook.
за правильну відповідь
Форма для реєстрації документів одного й того самого виду чи підвиду, тобто журнал реєстрації, повинна бути одна незалежно від способу створення таких документів — в електронній чи паперовій формах
