Як оформити дублікат трудової книжки: 11 кроків

Трудова книжка відсутня, пошкоджена, містить запис, що визнали недійсним? Потрібно оформити дублікат. Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, яку затвердили Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту наказом від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58) скеровує:

Дублікат оформлюють
обов’язково	на прохання працівника
Трудова книжка стала непридатною або її загубили	Запис про звільнення або переведення визнали недійсним Доступ до трудової книжки унеможливлений через надзвичайну ситуацію або проведення АТО

Проте не поспішайте оформлювати дублікат трудової книжки. Насамперед перевірте, чи маєте право це зробити. Скористайтеся Шпаргалкою.

Часто з проханням про дублікат звертаються особи, що працевлаштовуються. Мовляв, трудову книжку загубили. Оформити дублікат трудової книжки в цьому разі неправомірно. Це мають зробити за останнім місцем роботи (п. 5.1 Інструкції № 58). Якщо кандидат стверджує, що підприємство ліквідоване, має звернутися на передостаннє місце роботи.

Особа просить видати дублікат трудової книжки? Каже, що оригінал загубила, а ваше підприємство — останнє місце роботи? Оформте дуб­лікат трудової книжки.

Особа, яка загубила трудову книжку, зобов’язана негайно заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи. Роботодавець видає іншу трудову книжку з написом «Дублікат». Строк, щоб оформити, — щонайбільше 15 днів після звернення. Якщо виникнуть ускладнення — в інші строки (п. 5.1 Інструкції № 58).

Керуйтеся алгоритмом з 11 кроків, щоб оформити дублікат.

З’ясуйте, чи справді особа працювала на підприємстві

Переконайтеся, що заявник — справді ваш колишній працівник. Запитайте, чи пам’ятає, в якому році звільнився. Це пришвидшить пошук. Якщо після звільнення минуло менш ніж два роки, перегляньте картотеку особових карток звільнених. В іншому разі — запросіть в архівному підрозділі зведену справу з особовими картками звільнених у відповідному році.

Дізнатися, в якому році звільнилася особа, можна:

• у програмі, в якій обліковуєте працівників і нараховуєте зарплату;
• за алфавітною книгою чи картотекою алфавітних карток.

Ці облікові форми не є обов’язковими, але часто стають у пригоді кад­ровику.

Поясніть порядок оформлення дубліката

Поясніть колишньому працівникові: щоб оформити дублікат трудової книжки, він має подати заяву та підтвердні документи.

Підтвердні документи, щоб оформити дублікат трудової: довідки про роботу на інших підприємствах або засвідчені копії наказів / розпоряджень про прийняття, переведення, звільнення, дипломи / свідоцтва, довідки про періоди отримання допомоги з безробіття, трудові договори про роботу у фізосіб тощо.

Інформуйте особу про попередні місця роботи

Допоможіть особі одержати документи, які підтверджують стаж роботи на інших підприємствах (абз. 7 п. 5.3 Інструкції № 58). А саме:

• з особової картки візьміть інформацію про передостаннє місце роботи, посаду / професію й дату звільнення;
• якщо вели особову справу, то в особовому листку з обліку кадрів є відомості про назви підприємств, місяці та роки прийняття і звільнення;
• порадьте працівнику отримати в ПФУ довідку ОК-5 або Витяг з Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загально­обо­в’яз­кового державного соціального страхування. Вони також містять інформацію про роботодавців.

Особа може заздалегідь з’ясувати потрібну інформацію телефоном і прийти до вас із готовими довідками й копіями наказів.

На підприємство з іншого регіону особа може звернутися письмово. Інформацію про місцезнаходження юрособи або адресу ФОП знайдіть у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (далі — Реєстр). Якщо в Реєстрі є контактний телефон попереднього роботодавця, зателефонуйте кадровику. Запитайте, чи можна надіслати запит електронною поштою, та попросіть підготувати довідку, поки поштою надійде заява від особи. Це пришвидшить оформлення дубліката.

Отримайте заяву про видачу дубліката

Особа в заяві на ім’я керівника підприємства просить оформити дублікат і зазначає строк, у який зобов’язується подати документи про роботу в минулому (див. Додаток 1).

Перший керівник може делегувати право розв’язувати всі питання щодо трудових книжок іншій посадовій особі, наприклад начальнику відділу кадрів. У такому разі заяву адресують посадовій особі.

Особа не завжди має змогу зібрати документи про попередню роботу. Якщо дублікат потрібен терміново, внесіть записи тільки про роботу на вашому підприємстві. Умова — особа має зазначити таке прохання в заяві (див. Додаток 2).

Додаток 1 Заява про оформлення дубліката трудової книжки	Додаток 2 Заява про оформлення дубліката трудової книжки з відомостями тільки про останнє місце роботи
Натисніть, щоб збільшити Щоб скачати у Word, читайте статтю до кінця

Колишній працівник не зобов’язаний збирати документи про роботу на всіх попередніх підприємствах.

Зареєструйте заяву в Журналі вхідних документів.

Отримайте резолюцію керівника на заяві про видачу дубліката

У резолюції на заяві керівник підприємства зазначає виконавця і строк виконання. Якщо невідомо, коли особа надасть документи з попередніх місць роботи, вкажіть про це в резолюції:

Стягніть вартість бланка трудової книжки

Якщо маєте бланк трудової книжки, стягніть його вартість. Так скеровує пункт 6.1 Інструкції № 58.

Особа сплачує в касу підприємства або перераховує кошти на банківський рахунок. Підтвердженням про сплату вартості бланка трудової книжки є прибутковий касовий ордер або банківська квитанція. На підставі цих документів списують з-під звіту відповідальної особи кадрової служби бланки, отримані в бухгалтерії.

Порядок звітності про використання бланків трудових книжок / вкладишів, списання їх з-під звіту кадрової служби встановлюють локальними нормативними актами підприємства.

Перевірте документи, що надав колишній працівник

Пересвідчтеся, що на кожному документі є дата, номер, підписи, відбитки печаток або відмітки про засвідчення копій.

Зазначайте в дублікаті відомості тільки з тих документів, що містять усі необхідні реквізити.

Заповніть титульний аркуш бланка трудової книжки

Унести відомості допоможе Таблиця.

Як заповнювати титульний аркуш дубліката трудової книжки

Унесіть відомості про роботу, заохочення і нагородження

Керуйтеся пунктом 5.2 Інструкції № 58. Він визначає порядок, в якому вносять записи про роботу, заохочення та нагородження.

Особа надала документи про роботу на інших підприємствах

✔ До графи 3 розділу «Відомості про роботу» внесіть запис про загальний стаж роботи до прийняття на ваше підприємство. Загальний стаж зазначте сумарно — кількість років, місяців, днів без уточнення, де й коли особа працювала в минулому.

✔ Нижче зробіть окремі записи про роботу на кожному підприємстві:

— у графі 3 — найменування підприємства;

— графі 1 (рядком нижче) — порядковий номер запису;

— графі 2 (навпроти) — дата прийняття на роботу;

— графі 3 — цех/відділ, посада/робота, на яку приймали особу;

— графі 4 — реквізити довідки або копії наказу.

✔ Якщо особу переводили на іншу постійну роботу, внесіть і цей запис.

✔ Рядком нижче внесіть:

— у графу 2 — дату звільнення;

— графу 3 — причину звільнення;

— графу 4 — реквізити довідки або копії наказу.

✔ Останній запис — про роботу на вашому підприємстві

Особа не надала документів про роботу на інших підприємствах

Унесіть записи про роботу на вашому підприємстві, про заохочення, нагородження

Засвідчте записи

Засвідчуйте записи в кожному розділі — про роботу, заохочення, нагородження. Уповноважена особа за ведення трудових книжок:

• вказує посаду;
• проставляє підпис;
• зазначає ім’я, прізвище.

Проставте відбиток печатки, якщо є.

Видайте дублікат

Унесіть відомості про оформлений дублікат у Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (далі — Книга обліку).

Укажіть реквізити заяви у графі 12 «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» Книги обліку.

Отримайте від колишнього працівника підтвердження, що він отримав трудову книжку, — підпис у графі 13 «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» Книги обліку.

Поверніть особі документи, що підтверджують стаж роботи.