Онбординг новачків: як успішно «взяти на борт»

Що таке «онбординг»

Онбординг (від англ. «on board» — взяти на борт) — це інтеграція нових працівників на посаді. Якщо ви раніше не чули цього терміна — нічого страшного, бо, найімовірніше, у вашій компанії вже впровадили деякі етапи та складові цього процесу.

Чи змінювався процес онбордингу з плином часу? Звісно, так. Починалося все з формальної розповіді про посадові обов’язки та правила роботи, ознайомлення з робочим місцем та колективом. У кращому разі новачка «приставляли» до більш досвідченого працівника протягом 2—3 місяців, щоб набував досвіду. Далі зі зростанням конкуренції на ринку праці роботодавці почали ретельніше підходити до цього питання й покращувати умови, щоб підвищити задоволеність персоналу та конкурувати з іншими компаніями в пошуку та утриманні талановитих фахівців.

Онбординг складається з комплексу процесів і процедур щодо прийняття на роботу та адаптації нового працівника. Він починається зі співбесіди й підписання job-offer та може тривати до одного року, залежно від специфіки роботи компанії та займаної посади.

Чи є різниця між онбордингом та адаптацією

Насправді ці поняття дуже схожі. Адаптація включає в себе сукупність дій і процедур, які спрямовані допомогти новому працівнику влитися в колектив, здобути нові знання та навички, опанувати цінності корпоративної культури компанії. Тобто в процесі адаптації фокус — на соціалізацію новачка в колективі.

Онбординг включає в себе комплекс заходів:

• формальні — оформлення необхідних документів, доступів, налаштування робочого місця, проведення атестацій тощо;
• неформальні — комунікація в колективі, участь у тимбілдингах, сприйняття корпоративних цінностей і культури компанії тощо.

Для чого вам онбординг

Згідно з дослідженням інституту Gallup (USA) лише 12% опитаних вважають онбординг у своїй компанії ефективним. В Україні у поточних умовах подібних опитувань не проводили. Але є підстави вважати, що ситуація кардинально не відрізняється. Проблема полягає в тому, що замість того, щоб надати необхідні знання та навички для ефективної роботи, компанія майже одразу відправляє новачка у «вільне плавання» виконувати посадові чи робочі обов’язки. «Випливе» — добре, «не випливе» — знайдемо іншого. Такий підхід вже не працює, бо в умовах воєнного часу та величезного відтоку робочих рук немає можливостей і ресурсів перекривати високий відсоток плинності. Важливо втримати працівників і створити умови для ефективної праці.

Постійний процес щоденного пошуку, навчання, адаптації працівників набагато дорожчий та ресурсозатратніший, аніж якісний онбординг і утримання працівників.

Як запровадити систему онбордингу

Яких етапів варто дотримувати, коли створюєте системну програму онбордингу персоналу — наведемо в Таблиці 1.

Використайте в роботі алгоритм, як впровадити онбординг персоналу (табл. 2).

Коли онбординг не спрацює

Згідно з дослідженням команди BambooHR 30% працівників звільняються протягом 45 днів з дати виходу на роботу. Для того щоб не потрапити в цю пастку — уникайте 10 найпоширеніших помилок, яких припускаються роботодавці в процесі онбордингу:

Замовчувати окремі «незручні» аспекти роботи на посаді.

Бути впевненим, що кандидат із досвідом вже повністю готовий до роботи.

Приділяти недостатньо часу та ресурсів для навчання новачка.

Об’єднувати адаптаційний період із посадовими чи робочими обо­в’яз­ками одразу.

Делегувати процес адаптації непрофільним/некомпетентним працівникам.

Не визначити чіткі цілі та точки контролю для новачка у період адаптації.

Не залучати новачка до корпоративної культури компанії та тимбілдингів.

Ігнорувати соціалізацію новачка в колективі та у спілкуванні з колегами.

Не сформувати цілі, цінності та перспективи компанії.

Декларувати на співбесіді та впродовж навчання нереальні очікування.

Чому онбординг важливий для працівників на керівних посадах

Ми визначили загальні аспекти онбордингу новачка в компанії. Окрему увагу приділимо онбордингу керівників.

Рано чи пізно настає той момент, коли доводиться шукати на керівну позицію нового працівника: чи то у зв’язку з розширенням, чи у зв’язку із звільненням попереднього керівника тощо.

Є два шляхи:

• «виростити» керівника всередині — з працівників компанії;
• взяти фахівця «зі сторони» — знайти на ринку праці або «схантити» («hunting»), тобто переманити з іншої компанії привабливішими умовами.

Для успішного онбордингу працівників на керівних посадах завчасно підготуйте чіткий опис вакансії й зрозумілий job-offer. Претендент має розуміти всі основні аспекти роботи, які йому виконувати. Якщо це сторонній кандидат — вже на етапі співбесіди не тільки він має «продати» себе компанії, а й компанія має зацікавити кандидата своїми умовами, цінностями, перспективами тощо.

Залучайте до процесу онбордингу працівників на керівних посадах не тільки HR та безпосереднього керівника, а й керівний склад компанії. Якщо шукаєте топменеджера, то важливо щоб СЕО, HRD або керівник департаменту, куди піде цей кандидат, також брали активну участь у його онбордингу на посаді — від етапу співбесіди, навчання до адаптаційних бесід. Керівник в ідеалі проводить відповідні атестаційні заходи, комунікує, контролює.

Помилково вважати: якщо людина йде на керівну посаду, то вона вже має досвід і навчати її не потрібно. Навіть якщо це працівник «з середини», якого підвищили, прописуйте в компанії чіткий план дій і заходів щодо його адаптації.

Чітко вказуйте очікування в карті посади. Обговорюйте з новим працівником усі питання до виконання, що вказуєте в карті посади, чи розуміє працівник конкретно, чого від нього очікують.

Визначте роль кожного, хто бере участь у процесі онбордингу керівника на новій посаді. Це може бути CEO, HRD, HR, тренер, безпосередній керівник, колега-керівник у ролі наставника тощо. Призначте відповідального, який координуватиме дії всіх інших учасників процесу, ініціюватиме необхідні зустрічі, збиратиме фідбек від учасників, впливатиме на рішення, чи пройшов кандидат строк випробування.

План онбордингу зафіксуйте письмово, наприклад, покроково в LMS-системі або у звичайних ексель/ворд-файлах, до яких матимуть доступ усі учасники процесу онбордингу нового керівника. Кожну дію датуйте. Бажано заносити її в календар нового працівника, щоб усі учасники розраховували та планували робочий час. Цей план може бути гнучким і варіюватися залежно від ситуації, але всі цілі та завдання з цього плану учасники мають виконати в строк.

Строк випробування на керівній посаді зазвичай триває 3—6 місяців. Протягом цього часу зрозуміло, чи виправдав новий керівник очікування та чи є результат. Заплануйте проміжні тестування чи атестації протягом строку випробування або єдину фінальну атестацію, щоб мати розуміння, як новий керівник розпочав роботу та засвоїв інформацію.

Коли випробування закінчиться, всі учасники процесу адаптації на підсумковій зустрічі обговорюють, чи виконали пункти плану адаптації, оцінюють результати атестації та фактичні результати роботи. За підсумками ухвалюють рішення, чи продовжувати співпрацю. У разі позитивного рішення процес онбордингу не закінчується. Він триває далі — мінімум один рік із прописаними цілями, планами та зустрічами.